Wybór zarządu wspólnoty mieszkaniowej krok po kroku

Wybór zarządu wspólnoty mieszkaniowej krok po kroku

Jeszcze wczoraj wystarczyło dogadać się z sąsiadami przy klatce, dziś trzeba zwołać zebranie, sporządzić protokół, wybrać zarząd i dopełnić formalności w urzędzie. Spokojnie. Całą ścieżkę od pierwszego zawiadomienia po podpisanie uchwały da się przejść samodzielnie, bez prawnika i bez armii specjalistów. Wystarczy trzymać się ustawy o własności lokali i kilku praktycznych zasad, które zebraliśmy poniżej.

• Wybór zarządu wspólnoty mieszkaniowej krok po kroku
• Podstawa prawna, którą musisz znać
• Checklista przed zebraniem
• Porządek zebrania wspólnoty przy wyborze zarządu
• Wzór uchwały o wyborze zarządu wspólnoty mieszkaniowej
• Co zrobić tuż po wyborze
• Najczęstsze błędy nowych zarządów i jak ich uniknąć
• Sekcja pytań i odpowiedzi

Podstawa prawna, którą musisz znać

Obowiązek wyboru zarządu wspólnoty mieszkaniowej wynika wprost z art. 20 ustawy o własności lokali. Przepis ten nakłada go na każdą wspólnotę liczącą więcej niż siedmiu właścicieli, przy czym liczy się liczba lokali, a nie liczba mieszkań w każdym z nich. Mniejsze wspólnoty też mogą powołać zarząd, lecz robią to fakultatywnie.

Sam zarząd działa w granicach zwykłego zarządu, opisanego w art. 22 ustawy. To on podpisuje umowy z dostawcami mediów, zleca drobne naprawy, prowadzi bieżącą ewidencję kosztów. Decyzje przekraczające zwykły zarząd, jak zaciągnięcie kredytu czy remont elewacji, wymagają uchwały wszystkich właścicieli.

Tryb głosowania reguluje art. 23 ust. 2. Właściciel może oddać jeden głos na każdy posiadany udział we współwłasności nieruchomości wspólnej, ustawa dopuszcza jednak wprowadzenie zasady, że jeden właściciel dysponuje jednym głosem. Sposób głosowania ustala się uchwałą i od tego momentu obowiązuje on wszystkich.

Raz w roku, zgodnie z art. 30, zarząd zwołuje zebranie sprawozdawcze. Na nim zatwierdza się sprawozdanie finansowe i udziela absolutorium ustępującemu zarządowi. To dobry moment, by ocenić pracę i zaplanować kolejny rok.

Checklista przed zebraniem

Im lepiej przygotujesz dokumentację, tym krócej trwa zebranie i tym mniej poprawek trzeba nanosić w protokole. Wydrukuj, przynieś, połóż na stole.

• Aktualna lista właścicieli z przypisanymi udziałami (proporcjonalnie do powierzchni lokali, dane z księgi wieczystej)
• Zawiadomienie o zebraniu z datą, godziną, miejscem i proponowanym porządkiem obrad, wysłane co najmniej siedem dni wcześniej, dodatkowo zawiadomienie do gminy
• Wzory uchwał: o wyborze zarządu, o planie gospodarczym, o sposobie głosowania
• Lista obecności z miejscem na podpis i udział
• Projekt regulaminu porządkowego zebrania, jeśli wspólnota takowy przyjmuje
• Planowany budżet, stawki zaliczek, harmonogram odczytów liczników
• Czysta kartka A4, długopis, kalkulator i wydrukowane kopie dla każdego właściciela

Zawiadomienie gminy wynika z art. 31 ustawy o własności lokali. Jeśli tego zabraknie, zebranie może zostać zaskarżone, a podjęte uchwały unieważnione. Wystarczy pismo złożone w sekretariacie, na które urząd nie odpowiada, lecz odnotowuje fakt.

Porządek zebrania wspólnoty przy wyborze zarządu

Zebranie otwiera osoba zwołująca, najczęściej dotychczasowy zarząd lub wyznaczony właściciel. Na wstępie głosuje się przewodniczącego obrad i sekretarza, który protokołuje przebieg. Te dwie funkcje sprawują osoby niewchodzące w skład kandydatów na zarząd, by uniknąć konfliktu interesów.

Drugim krokiem jest sprawdzenie kworum. Ustawa wymaga obecności właścicieli reprezentujących ponad połowę udziałów. W małej wspólnocie liczącej dziesięć lokali łatwiej to policzyć, w większych warto przygotować tabelkę z udziałami i odznaczać obecnych. Brak kworum oznacza konieczność zwołania zebrania w drugim terminie, zwykle pół godziny później, które podejmuje uchwały bez względu na liczbę obecnych.

Po przyjęciu porządku obrad przechodzi się do wyboru zarządu. Kandydaci zgłaszają się sami lub są zgłaszani przez innych, każdy wyraża zgodę. Głosowanie odbywa się jawnie, chyba że właściciele postanowią inaczej. Skład zarządu powinien liczyć od trzech do pięciu osób, w tym prezesa, którego wybiera się w pierwszej kolejności. Spośród wybranych członków wyłania się także skarbnika odpowiedzialnego za finanse.

Samo głosowanie zależy od przyjętego statutu. Wspólnoty stosują dwa modele, oba dopuszczone przez art. 23 ust. 2, a wybór między nimi ma realne konsekwencje praktyczne.

Jak głosować: udziałami czy jeden właściciel, jeden głos

W małych wspólnotach do dziesięciu lokali model jeden właściciel, jeden głos sprawdza się znakomicie, ponieważ przyspiesza obrady i wyrównuje wpływ. Przy dwudziestu pięciu lokalach głosowanie udziałami lepiej odzwierciedla proporcję zainwestowanego kapitału.

W dalszej części zebrania właściciele przyjmują uchwałę o planie gospodarczym na dany rok, określając wysokość zaliczek na media, fundusz remontowy i koszty zarządu. Bez tej uchwały zarząd nie ma podstawy prawnej do pobierania jakichkolwiek składek, a dostawcy prądu czy wody mogą odciąć dostawy.

Porządek obrad zamykają wolne wnioski i sposób rozliczeń mediów, czyli pytanie, czy opłaty przelicza się na lokale wg powierzchni, wg zużycia, czy wg wskazań podzielników. Każda z tych metod wymaga innego nakładu pracy i różnej częstotliwości odczytów.

Wzór uchwały o wyborze zarządu wspólnoty mieszkaniowej

Uchwała mieści się na jednej kartce A4. Kluczowe elementy to numer, data, podstawa prawna, treść, lista członków zarządu, podpis przewodniczącego i sekretarza zebrania. Warto też podać liczbę głosów za, przeciw i wstrzymujących się, choć ustawa tego wprost nie wymaga.

Poniżej schemat, który łatwo uzupełnić własnymi danymi. Wydrukuj, wstaw nazwę wspólnoty, numer uchwały, datę zebrania, skład zarządu, podstawę prawną. Podpisują przewodniczący i sekretarz zebrania, ewentualnie wszyscy właściciele obecni na zebraniu, jeśli regulamin tak stanowi.

UCHWAŁA NR [1] Z DNIA [DATA]
Wspólnoty Mieszkaniowej [ADRES NIERUCHOMOŚCI]
w sprawie wyboru zarządu wspólnoty mieszkaniowej

Działając na podstawie art. 20 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali, właściciele lokali zebrani na zebraniu w dniu [DATA] postanawiają:

§ 1. Wybrać zarząd wspólnoty w składzie:
1. [IMIĘ I NAZWISKO], PESEL [________], funkcja: Prezes Zarządu
2. [IMIĘ I NAZWISKO], PESEL [________], funkcja: Członek Zarządu
3. [IMIĘ I NAZWISKO], PESEL [________], funkcja: Skarbnik

§ 2. Kadencja zarządu trwa [1] rok, zgodnie z art. 20 ust. 3 ustawy o własności lokali.

§ 3. Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Wyniki głosowania: za [___], przeciw [___], wstrzymujących się [___].

Przewodniczący zebrania: [CZYTELNY PODPIS]
Sekretarz zebrania: [CZYTELNY PODPIS]

Analogicznie wygląda uchwała o planie gospodarczym. W treści należy wskazać wysokość miesięcznych zaliczek na poszczególne pozycje, fundusz remontowy, terminy wpłat, sposób ich egzekwowania. Brak takiej uchwały paraliżuje zarząd od pierwszego dnia.

Trzecią uchwałą podjętą tego samego dnia powinna być uchwała o sposobie głosowania: udziałami lub jeden właściciel, jeden głos. W małych wspólnotach lepiej sprawdza się wariant 1:1, ponieważ liczenie udziałów przy kilku lokalach wprowadza niepotrzebne zamieszanie. Jeśli uchwały tej zabraknie, obowiązuje zasada ustawowa, czyli głosowanie udziałami.

Co zrobić tuż po wyborze

Świeżo wybrany zarząd musi nadać wspólnocie osobowość prawną i własny rachunek bankowy. Bez numeru NIP i REGON nie otworzy konta, a bez konta nie zapłaci za prąd ani nie ściągnie zaliczek.

• Złożyć formularz NIP-8 w urzędzie skarbowym, dołączyjąc uchwałę, protokół zebrania i listę właścicieli
• Wpisać wspólnotę do KRS-u (wspólnoty liczące powyżej siedmiu właścicieli), opcjonalnie, lecz bez tego konta w bankach komercyjnych nie da się otworzyć
• Otworzyć rachunek bankowy, wybrać bank obsługujący wspólnoty, internetowy panel i darmowe przelewy to dziś standard
• Podpisać aneksy do umów z dostawcami mediów, wskazać nowe numery kont
• Zawrzeć umowę z palaczem, administratorem lub zarządcą nieruchomości, jeśli taki model wybrano

Najczęstsze błędy nowych zarządów i jak ich uniknąć

Brak zawiadomienia gminy, brak protokołu, brak podpisów na uchwałach. Te trzy uchybienia pojawiają się w dziewięciu na dziesięć zaskarżonych uchwał. Każde z nich można poprawić w jeden dzień, lecz dopóki trwa postępowanie, zarząd działa w próżni prawnej.

Osobna kategoria to błędy finansowe. Zarząd czasem ustala zaliczki w oderwaniu od realnych kosztów, nie tworzy funduszu remontowego albo przepłaca za usługi, bo nikt nie porównał cen. Rozwiązanie: arkusz kalkulacyjny prognozujący wpływy i wydatki na dwanaście miesięcy, z miejscem na korekty po pierwszym kwartale.

Trzecią grupę stanowią błędy w dokumentacji. Protokół bez godziny rozpoczęcia i zakończenia, lista obecności bez udziałów, uchwała opatrzona złą datą. Sąd wieczystoksięgowy, bank lub urząd skarbowy mogą takie dokumenty zakwestionować.

Najczęstsze uchybienia: pominięcie zawiadomienia gminy, brak kworum przy głosowaniu, brak numeru uchwały, niewłaściwy sposób głosowania, brak podpisów przewodniczącego i sekretarza, brak daty wejścia w życie uchwały, brak informacji o wysokości zaliczek, brak funduszu remontowego.

Sekcja pytań i odpowiedzi

Ile osób może zasiadać w zarządzie wspólnoty mieszkaniowej?

Ustawa nie ustala górnej granicy, lecz w praktyce w małych wspólnotach wystarczają trzy osoby: prezes, członek i skarbnik. W budynkach powyżej pięćdziesięciu lokali zarząd liczy pięć-siedem osób, czasem z podziałem na sekcje, na przykład ds. technicznych i ds. finansowych.

Jak długo trwa kadencja zarządu?

Ustawa o własności lokali w art. 20 ust. 3 mówi o kadencji rocznej. W praktyce wiele wspólnot wpisuje w uchwale rok, dwa lub trzy lata, a nawet stosuje model bezterminowy, w którym zarząd działa do odwołania. Każde z tych rozwiązań jest dopuszczalne, o ile właściciele tak postanowią.

Czy członkiem zarządu musi być właściciel lokalu?

Co do zasady tak, choć orzecznictwo dopuszcza powołanie osoby niewłaścicielskiej, na przykład zarządcy nieruchomości, jeśli właściciele tak zdecydują uchwałą. W praktyce małych wspólnot zarząd tworzą sąsiedzi, ponieważ nikt nie zna budynku lepiej niż oni.

Czy zarząd otrzymuje wynagrodzenie?

Ustawa tego nie zabrania, lecz wynagrodzenie wymaga uchwały właścicieli. W małych wspólnotach najczęściej stosuje się zwrot kosztów, na przykład ryczałt za telefon, internet, dojazdy. Kwoty rzędu 200-400 zł miesięcznie dla prezesa zarządu to rozsądna wysokość, którą akceptują właściciele.

Jak często zwoływać zebrania po wyborze zarządu?

Minimum raz w roku, zgodnie z art. 30, by przyjąć sprawozdanie i udzielić absolutorium. W praktyce warto zwoływać zebranie doraźne w razie poważniejszych decyzji, na przykład remontu dachu, wymiany instalacji, zaciągnięcia kredytu. Zebranie korespondencyjne (obiegowe) jest dopuszczalne, choć wymaga szczegółowej dokumentacji.

Źródła

Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali, Dz.U. 2000 nr 80 poz. 903 z późn. zm., pełny tekst: isap.sejm.gov.pl. Orzecznictwo Sądu Najwyższego i sądów apelacyjnych dotyczące wyboru zarządu, głosowania udziałami oraz zawiadomienia gminy, dostępne w wyszukiwarce saos.org.pl. Komentarz redakcji zarządca.pl, portal branżowy dla zarządców nieruchomości, adres: zarzadca.pl.